RGPD DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

Portée de la Déclaration

Que signifient « donnée à caractère personnel », « traitement », qui est « responsable du traitement » et qui est la personne de contact privilégiée « DPO » ? Une donnée à caractère personnel est toute information à propos d’une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut, par exemple, s’agir du nom d’une personne, d’une photo, d’un numéro de téléphone, d’un code, d’un mot de passe, d’une date de naissance, d’une adresse courriel.

Le traitement consiste en toute opération portant sur une donnée à caractère personnel. Le traitement couvre entre autres tous les aspects liés à la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction de cette donnée.

Enabel, Agence belge de développement, ayant son siège social à B-1000 Bruxelles, rue Haute 147, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel dont elle dispose. Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de ces données et que nous sommes votre interlocuteur ainsi que celui des autorités de contrôle pour toute question relative à l’utilisation de celles-ci. Nous avons désigné comme point de contact unique au sein de notre entreprise un délégué à la protection des données (« Data Protection Officer » ou « DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes :  Rue Haute 147, 1000 Bruxelles, courriel DPO@enabel.be 

Qui est concerné ? Notre Déclaration concerne toutes les personnes physiques, qu’elles soient candidates dans la perspective d’un emploi chez Enabel, collaborateur en service, prestataire de services ou tiers (par exemple : ancien collaborateur, personne souhaitant être tenue au courant de nos activités…). En revanche, les personnes morales ne sont pas concernées par cette Déclaration.

 

Quelles données sont couvertes par cette Déclaration ?

a) Catégories non particulières de données à caractère personnel

Les données de cette catégorie sont les données à caractère personnel vous concernant, c’est-à-dire les données permettant de vous identifier soit directement (des données telles que vos nom et prénom permettent votre identification immédiate), soit indirectement (des données telles que votre numéro de téléphone ou la plaque d’immatriculation de votre véhicule permettent votre identification de manière indirecte).

Lors de nos interactions avec vous et en fonction de la nature de votre relation contractuelle ou autre avec Enabel, nous pouvons être amenés à collecter différentes données à caractère personnel vous concernant :

• données d’identification (par exemple : nom, prénom, adresse, date de naissance, numéro de passeport, nationalité, etc.) ;
• données de contact (par exemple : adresse postale, adresse courriel, téléphone, etc.) ;
• état civil et informations relatives au partenaire et aux enfants ;
• données de paiement, notamment le compte en banque ;
• numéro de sécurité sociale, numéro de registre national, numéro de TVA ;
• information sur les absences, en ce compris les incapacités de travail ;
• qualifications, notamment CV et références ;
• informations relatives aux formations que la personne concernée a suivies ou suivra ;
• informations concernant le développement personnel et les évaluations ;
• attestation médicale relative à l’état de santé ;
• carnet de vaccination ;
• photo d’identité.

Dans certains cas, les données personnelles ne vous concernent pas seulement vous-même, mais également une ou plusieurs de vos relations (par exemple : vos enfants, votre partenaire).

 

b) Catégories particulières de données à caractère personnel

Les données personnelles qui bénéficient d’une protection spécifique sont celles qui relèvent des « catégories particulières ». Concrètement, ce sont des données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

En pratique, Enabel peut être amenée à traiter les données concernant votre santé ou celle d’un membre de votre famille en vue, par exemple, d’un rapatriement médical vers son lieu de soins. Il en va de même pour l’éventuel niveau d’invalidité d’un enfant, étant donné qu’Enabel paie pour son personnel expatrié l’équivalent des allocations familiales belges. De même, lors de votre engagement comme expatrié, nous vous demandons un extrait de casier judiciaire. En aucun cas, Enabel n’utilise vos données relevant des catégories particulières à d’autres fins.

 

Quand et comment vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Certaines de vos données peuvent être collectées par Enabel :

• lorsque vous remplissez vos données en ligne pour soumettre votre candidature à un poste vacant chez Enabel ;
• lorsque vous êtes recruté pour un poste vacant et que vous signez un contrat de travail ;
• lorsque vous participez à et/ou exécutez un marché public avec Enabel ;
• lorsque vous vous abonnez à nos newsletters, répondez à nos invitations (conférences, évènements…), etc. ;
• lorsque vous nous contactez par les différents canaux mis à votre disposition par Enabel (pour demander des informations ou introduire une plainte, par exemple) ;
• lorsque vous visitez un de nos sites internet ou vous utilisez une de nos applications mobiles, au moyen de cookies et d’autres technologies (pour plus d’informations sur les cookies, veuillez consulter la politique d'Enabel sur les cookies).

Quand nous vous demandons des données à caractère personnel, vous avez le droit de ne pas accéder à notre demande. Ce refus pourrait toutefois empêcher la naissance de relations contractuelles, modifier la nature de celles-ci ou en influencer la gestion.

 

Sur quelles bases et à quelles fins vos données peuvent-elles être traitées ?

Nous traitons vos données à caractère personnel pour diverses finalités. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes à la poursuite de la finalité sont traitées.

Nous utilisons vos données à caractère personnel soit :

• lorsque nous avons obtenu votre consentement, auquel cas nous traitons vos données personnelles pour la ou les finalités spécifiques auxquelles vous avez consenti. Il s’agit, par exemple, de votre inscription à nos newsletters afin d’être tenu informé de nos activités ;
• dans le cadre de la phase précontractuelle et dans le cadre de l’exécution du contrat de travail : recrutement et sélection pour une fonction vacante, administration de la rémunération, des indemnités, avantages sociaux, absences et assurances lorsque vous êtes travailleur, achat de titres de transport (par ex., billet d’avion) et visa ;
• dans le cadre de la gestion de nos marchés publics : gestion des offres, exécution du marché public..

 

Comment protégeons-nous vos données ?

L’accès à vos données à caractère personnel n’est autorisé qu’aux seules personnes pour lesquelles cela s’avère nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches. Elles sont tenues à une stricte discrétion professionnelle et doivent respecter toutes les prescriptions techniques et organisationnelles prévues pour assurer la confidentialité des données à caractère personnel.

Nous avons mis en place des moyens techniques afin de protéger vos données à caractère personnel. Nous voulons ainsi éviter que des personnes non autorisées y aient accès, les traitent, les modifient ou les détruisent.

Nos sites internet peuvent parfois contenir des liens vers des sites de tiers (médias sociaux, organisateurs d’évènements que nous soutenons…) dont les conditions d’utilisation ne tombent pas sous le champ d’application de cette Déclaration ni sous notre responsabilité. Nous vous recommandons par conséquent de lire attentivement leur Déclaration de protection des données à caractère personnel pour savoir comment ils respectent votre vie privée.

 

Qui a accès à vos données et à qui sont-elles transférées ?

Afin de protéger votre vie privée, les collaborateurs d’Enabel, qui sont autorisés à accéder à vos données, sont déterminés avec précision en fonction de leurs tâches.

Enabel fait aussi appel à des sous-traitants, qui sont des partenaires spécialisés en Belgique ou à l’étranger, pour certains services afin d’améliorer la qualité de nos prestations.

Il s’agit de bureaux externes de recrutement, de membres de jurys de sélection ainsi que de toute personne impliquée dans les procédures de recrutement conformément à nos règles internes, le secrétariat social/logiciel de paie, le système HRIS, l’opérateur téléphonique mobile, les organismes de sécurité sociale, l’administration fiscale, les assureurs, les organismes de formation, les prestataires de services informatiques, les avocats, ou les partenaires provinciaux dans le cadre de nos activités « Annoncer la Couleur ».

Ces sous-traitants sont liés contractuellement avec nous et doivent, par conséquent, suivre nos instructions et respecter les principes repris dans notre Déclaration. En particulier, Enabel s’assure que ses sous-traitants ne disposent que des données qui sont nécessaires à l’exercice de leurs tâches et s’engagent vis-à-vis d’Enabel à, d’une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d’autre part, à ne les utiliser que pour l’exécution de leurs tâches.

Nous transmettons également vos données à d’autres personnes si nous y sommes contraints en vertu d’une obligation contractuelle ou légale, ou si un intérêt légitime le justifie. Dans ces cas, nous veillons à ce que ces personnes ne disposent que des données que nous devons transmettre en vertu de l’obligation contractuelle ou légale, ou qui sont proportionnées à l’intérêt légitime justifiant le transfert, et que ces personnes s’engagent vis-à-vis d’Enabel à, d’une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d’autre part, à ne les utiliser que pour la finalité pour laquelle les données leur avaient été transférées. 

Enabel ne transmet pas vos données pour utilisation commerciale à des tiers.

Compte tenu de ses activités tournées vers les pays partenaires de la Coopération belge au développement, Enabel est susceptible de transmettre vos données en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Enabel prend toute mesure nécessaire pour en assurer la protection en renforçant davantage la sécurité informatique.

 

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Droit d’accès: vous avez un droit d’accès aux données qui vous concernent. Vous pouvez nous demander :

• si nous traitons ou non vos données à caractère personnel ;
• dans quels buts nous les traitons ;
• quelles catégories de données sont traitées ;
• à quelles catégories de destinataires elles sont communiquées ;
• leur durée de conservation ;
• des informations quant aux droits que vous pouvez exercer (rectification, effacement…) ou à la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données ;
• l’origine des données traitées.

Droit de rectification: si vous constatez que, malgré nos efforts, vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »): dans certains cas bien précis, la législation vous permet de faire supprimer vos données à caractère personnel. C’est le cas notamment si :

• les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées ;
• le traitement de vos données est fondé exclusivement sur votre consentement et vous décidez de retirer celui-ci ;
• vous vous êtes opposé au traitement de vos données et il n’existe pas, dans notre chef, de motifs légitimes qui prévalent sur les vôtres.

Votre droit à l’oubli n’est toutefois pas absolu. Nous sommes en droit de continuer à conserver vos données lorsque cette conservation est nécessaire, entre autres au respect d’une obligation légale, ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Droit à la limitation du traitement: dans certains cas bien précis, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas lorsque :

• vous contestez l’exactitude d’une donnée personnelle, le temps que nous puissions contrôler celle-ci et
• vos données, bien que n’étant plus nécessaires à la poursuite des finalités du traitement, vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.

La limitation du traitement prendra fin dans les circonstances suivantes :

• vous nous donnez votre accord en ce sens ;
• le traitement de vos données est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• le traitement est nécessaire à la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ;
• le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public. 

Droit à la portabilité: dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies :

• vous soient transmises ;
• ou soient transmises directement par Enabel à un autre responsable du traitement, à condition que cela s’avère techniquement possible.

C’est le cas lorsque :

• vous avez consenti au traitement de vos données ou le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat et
• lorsqu’il s’agit d’un traitement automatisé. 

Droit d’opposition: lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur un intérêt légitime ou général dans notre chef, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Cependant, il ne sera pas tenu compte de votre demande si notre intérêt légitime s’avère supérieur au vôtre ou si le traitement de vos données demeure nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. 

Droit de retirer votre consentement: lorsque le traitement par Enabel est basé sur votre consentement, vous pouvez à tout moment vous opposer (i) au traitement des données dans le cadre des finalités précitées et (ii) au traitement de données à caractère personnel concernant votre santé. Dans ce cas, Enabel pourrait se trouver dans l’impossibilité de réaliser cette finalité et/ou de donner suite à votre demande d’intervention. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement de vos données à caractère personnel effectué durant la période précédant votre retrait de consentement.

 

À qui vous adresser ?

Pour exercer vos droits, il vous suffit d’adresser votre demande datée et signée, accompagnée d’une photocopie recto verso de votre carte d’identité par courrier ou courriel à notre délégué à la protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes : Enabel - Data Protection Officer - Rue Haute 147, 1000 Bruxelles. Courriel : DPO@enabel.be 

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation de la législation en matière de vie privée, vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes : 

Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35 - 1000 Bruxelles - Tél. : +32 2 274 48 00 - Courriel : commission@privacycommission.be